SEGUIR O PLANO OU ENTREGAR O QUE O CLIENTE PRECISA?

Post escrito por: Roberto Simoes

P9a

Categoria: Gestão Ágil

Quando iniciamos um projeto nos dias atuais, dificilmente sabemos antecipadamente tudo que precisa ser feito para alcançar a meta ou resultado desejado. Até aí, tudo bem, já que pressa e escassez de informação costumam andar juntas mesmo. Reflexo dos tempos onde a ambiguidade é regra, não exceção.

Então surge a questão crucial: como planejar um projeto em detalhe, quando as informações disponíveis são insuficientes? Bem, você pode dizer para o seu chefe que vai fazer um levantamento extenso sobre o assunto e que volta dentro de dois meses com o cronograma definido. A menos que você tenha desenvolvido a capacidade de voar ou esteja no andar térreo, seria bom pensar em outra coisa pra dizer.

Mas vamos lá. Imagine que seu chefe foi compreensivo e não jogou você pela janela. Seu plano está pronto, com tudo definido bonitinho: 2500 linhas de tarefas, precedências, caminhos críticos, recursos etc. Mas para conseguir isso, lá se foram dois meses de trabalho. Dependendo do resultado a ser alcançado e considerando a velocidade com que as coisas acontecem atualmente, é bem provável que você (e sua empresa) tenham perdido o bonde. É isso aí amigo: 70% pronto é pronto, 100% pronto é atrasado.

Além disso, à esta altura, seu plano já estará desatualizado, uma vez que é relativamente difícil congelar a realidade por muito tempo. Ou seja, você sequer começou a executar o plano e terá que alterá-lo. Mas não é motivo para desespero, até porque você repetirá essa ação inúmeras vezes antes de entregar o produto final para o seu cliente.

Pra dizer a verdade, é possível que você tenha que tomar uma decisão difícil em determinado momento: concentrar os esforços na entrega do resultado esperado ou tentar manter seu plano atualizado. Parece exagero? Acredite, esse é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de projeto quando utilizam abordagens tradicionais de planejamento e execução.

Mas espere um pouco, talvez essa não seja a decisão mais difícil que você terá que enfrentar. Se o projeto já está rolando há algum tempo, certamente já descobriu que o produto em construção é diferente daquele que seu cliente precisa. Como isso é possível? Na verdade, trata-se de um desvio bastante comum.

Vamos voltar um pouquinho no tempo. Lembra quando você teve que planejar em detalhe o projeto, mesmo sem ter todas as informações necessárias? Bem, você precisava entregar aquele cronograma, então preencheu os espaços em branco com o que achava adequado, afinal, seu próprio cliente não tinha certeza do que queria naquele momento (de vez em quando somos obrigados a especular um pouquinho com o futuro).

Ok, mas a hora da verdade chegou e você precisa descascar o abacaxi. Então, como vai ser? Se mantém fiel ao plano ou faz as mudanças necessárias para entregar o que seu cliente realmente precisa?

É evidente que não estamos falando de uma decisão simples. Se fosse analisar a questão com as lentes do modelo tradicional de gestão, teria que levar em conta vários aspectos, mas com certeza os principais seriam prazo e custo. Cada caso é um caso, mas imagino que um cliente não espernearia muito se tivesse que esperar um pouco mais para receber exatamente o que precisa. Mas com relação ao custo, as coisas costumar ser diferentes.

Sabemos que quanto mais tarde identificamos a necessidade de ajustar o escopo do projeto, maior será o impacto e o custo da mudança. Não existe receita de bolo para este tipo de situação, mas acredito que muitas vezes deixamos de adicionar um ingrediente importante à massa: o custo de não fazer as mudanças.

Isso acontece por que é relativamente fácil calcular o desembolso para as horas adicionais de trabalho e outras despesas, mas é extremamente difícil determinar a extensão das perdas causadas pela entrega do produto, sem os recursos necessários para alcançar o resultado que o cliente precisa.

Por conta disso, geralmente, opta-se por entregar o produto do jeito que está. No máximo, as alterações podem ser prometidas para uma possível versão futura, quando talvez sequer sejam necessárias.

Conclusão da história:

O mundo mudou e continua mudando. Está cada vez mais instável e imprevisível. Por este motivo não podemos planejar e executar projetos orientados por princípios, práticas e ferramentas rígidas e burocráticas, que limitam nossa capacidade de adaptação, aumentam a complexidade do trabalho e não asseguram a entrega do resultado esperado pelo cliente final. Resumindo, precisamos de mais agilidade.

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