Por quê precisamos de uma nova abordagem para gestão de projetos?

Post escrito por: Roberto Simoes

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Como diz Gary Hamel em seu livro o Futuro da Administração, a gestão tradicional está ultrapassada. A exemplo do que aconteceu com o motor a combustão, ela parou de evoluir e apresenta sinais visíveis de esgotamento frente aos desafios que enfrentamos atualmente.

Por este motivo, não adianta continuar utilizando modelos complexos, morosos e burocráticos para orientar a gestão de projetos em cenários de grande incerteza e mudança constante.

Precisamos de abordagens mais flexíveis, rápidas e simplificadas. Ainda não está convencido? Então imagine a seguinte situação:

Você é escalado para liderar um projeto estratégico na sua empresa. A primeira constatação é a de que o prazo de execução é extremamente desafiador (as janelas de oportunidade estão cada vez mais estreitas).

Além disso, devido ao elevado nível de incerteza do mercado em que opera, você não consegue definir previamente todas as ações necessárias para elaborar seu plano. Você também sabe que este cenário implicará em várias descobertas ao longo do caminho que, inevitavelmente, exigirão mudanças frequentes.

Para completar, você não possui tempo suficiente para realizar um levantamento extenso e detalhado. Dessa forma, ficará impossibilitado de obter e validar as informações necessárias para elaborar o cronograma de trabalho.

Seu projeto precisa começar imediatamente, caso contrário, sua empresa poderá perder competitividade em um de seus segmentos mais importantes. Nada muito diferente dos desafios enfrentados todos os dias, por profissionais de inúmeras empresas daqui e do mundo afora.

Como você conduziria esse projeto utilizando uma abordagem tradicional de gestão? Por onde começaria? Como planejaria em meio à incerteza? Como responderia às inevitáveis mudanças? Como absorveria as descobertas realizadas ao longo do caminho?

Imagino que as respostas não sejam óbvias e existem boas razões para isso. Primeiro, tem a ver com a maneira como fomos ensinados a planejar e executar o trabalho.

A velha escola de gestão, ou melhor, o modelo tradicional de gestão, estabelece que antes de começarmos a executar algo, precisamos fazer um amplo levantamento de informações e depois, com base nesse conhecimento, elaborar um plano detalhado de tudo que precisamos fazer.

O passo seguinte é elaborar um cronograma (também detalhado), mostrando como iremos executar nosso plano ao longo do tempo. Algo como algumas centenas de linhas de atividades e tarefas, devidamente programadas em função de dependências, caminhos críticos, milestones, etc.

Chamamos essa prática de abordagem determinística, ou seja, quando determinamos previamente tudo que precisa ser feito para executar o projeto. Obviamente, esse modelo de planejamento depende profundamente da nossa capacidade de previsão do futuro e de uma estabilidade considerável do ambiente.

Acredito que essa abordagem funcione muito bem para construção de prédios, pontes, usinas hidroelétricas, rodovias, aeroportos, estádios de futebol e demais empreendimentos desse tipo.

Só que, definitivamente, não me parece a melhor alternativa para condução de projetos em contextos de negócio, considerando que estão cada dia mais incertos, dinâmicos e acelerados.

Mais do que nunca, a principal competência a ser desenvolvida pelas empresas é a agilidade. Precisamos de flexibilidade para responder prontamente às demandas de mercado, velocidade para reduzir os ciclos de entrega e visibilidade para alavancar o alinhamento e o comprometimento das pessoas.

Por todas essas razões e mais uma infinidade que não consigo lembrar neste momento, o uso de princípios, práticas e ferramentas ágeis de gestão de projetos vem crescendo exponencialmente nas empresas.

Mais do que um modismo temporário, tornaram-se uma resposta consciente e eficaz à incerteza crescente e instabilidade permanente dos ambientes atuais de negócio.

Além do mais, não dá pra continuar enfrentando os desafios de um mundo hiper-competitivo, altamente conectado e vertiginosamente veloz, com modelos de gestão desenvolvidos há quase dois séculos.

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