Gestão ágil de projetos: por quê tornou-se uma competência essencial?

Post escrito por: Roberto Simoes

gestão ágil de projetos

Categoria: Uncategorized

Todos os dias, trabalhamos duro para percorrer a distância que separa o Ponto A do Ponto B. Fazemos isso para alcançar resultados em nossa vida pessoal e profissional. A gestão ágil de projetos está presente em muitas coisas que fazemos, muito além do âmbito profissional.

O Ponto A representa uma situação insatisfatória, vivenciada no momento atual e normalmente relacionada à uma necessidade ou problema.

O Ponto B representa uma situação desejada, normalmente associada à um objetivo ou resultado, que pretendemos alcançar em um futuro próximo.

A necessidade de aprimoramento em um idioma, a queda no volume de vendas de uma região, a realização de um curso de pós-graduação, o tempo elevado na entrega de um produto, a estruturação de um novo negócio, a execução de um plano estratégico, são exemplos de situações que podemos relacionar ao Ponto A.

Por outro lado, a fluência em um idioma, o aumento de 30% nas vendas, a formação em um curso de pós-graduação, a redução de 50% no prazo de entrega de um produto, o lançamento de uma nova empresa e o alcance dos resultados esperados com um plano estratégico, são objetivos/resultados associados ao Ponto B.

Acredito que até aqui esteja tudo bem certo? Na verdade, a coisa começa a ficar complicada quando temos que planejar e executar as ações necessárias para sair do Ponto A e chegar ao Ponto B. Chamamos esse conjunto de ações de Projeto.

Por esta razão, conceituo projetos como veículos que nos levam de um lugar para o outro, ou como principal meio para materializar nossas visões. Essa capacidade faz com que a gestão de projetos seja uma competência essencial para qualquer pessoa.

Entretanto, a execução de projetos não é algo trivial. Tem gente que segue algum tipo de metodologia, outros simplesmente seguem seus instintos e ainda existem aqueles que não fazem a menor ideia de como sair do lugar.

Os que seguem algum tipo de metodologia, normalmente optam pela utilização de práticas tradicionais de gestão de projetos. Fazem isso porque sabem que previsibilidade é algo bastante valorizado no meio corporativo. Por esta razão, direcionam a condução do trabalho através de duas premissas fundamentais:

1. Planejamento detalhado de tudo que precisa ser feito;

2. Execução das ações rigorosamente como foram planejadas.

O problema dessa abordagem reside na dificuldade, para não dizer impossibilidade, de determinar antecipadamente tudo que precisamos fazer para alcançar determinado resultado. Primeiro, porque a incerteza, instabilidade e velocidade dos dias atuais, não permitem tamanha pretensão. Segundo, porque mesmo que consiga realizar esse feito, seu plano será pulverizado assim que a realidade resolver dar o ar da graça.

O que acaba acontecendo daí em diante, é que em algum momento do projeto você terá que escolher entre fazer o que precisa ser feito ou continuar lutando para manter seu plano atualizado. Vamos combinar que não é uma situação muito agradável.

Já aqueles que seguem seus instintos, combinam o conhecimento que possuem com uma certa dose de improvisação. Certo ou errado, chegaram até aqui dessa forma, então por quê desperdiçar tempo aprendendo outro jeito de fazer as coisas?

Os adeptos dessa “técnica”, simplesmente definem as ações que julgam necessárias, estabelecem uma ordem lógica de execução e soltam o caminhão ladeira abaixo.

Usam e abusam da tentativa e erro. Aos trancos e barrancos, fazem o projeto avançar, entretanto, ninguém possui visibilidade sobre o estado real das coisas: a direção tomada está correta? O trabalho está evoluindo adequadamente? Quanto já foi feito e o que falta fazer? Conseguiremos entregar tudo que planejamos no prazo? Os resultados esperados serão alcançados?

A menos que você não dependa do que faz para ganhar a vida, essa não parece ser uma boa maneira de alcançar resultados, principalmente se precisa fazer isso de forma contínua e sustentável. Se for o caso, é melhor pensar em algo diferente bem depressa.

Por fim, existem aqueles que ficam paralisados diante de um desafio, porque mal sabem por onde começar. Quando não sabemos como fazer, somos seduzidos pelas “melhores práticas” e acabamos recorrendo aos modelos tradicionais de gestão. Primeiro, porque se todo mundo usa, ninguém irá questionar sua decisão. Segundo, porque se algo der errado, você não fez nenhuma loucura, apenas seguiu a manada.

Só que não é tão simples assim. Adotar uma abordagem tradicional de gestão de projetos implica no conhecimento uma estrutura complexa, extensa e burocrática de conceitos e práticas, o que não acontece da noite para o dia.

Se você perceber que é muita areia para o seu caminhãozinho, fatalmente acabará flertando com o improviso. Quando isso acontece, sabemos como as coisas terminam (se é que terminam).

Sendo assim, é óbvio que se você tem uma meta ou objetivo importante a ser atingido através de um projeto, não pode depender de uma abordagem de gestão ultrapassada ou da tentativa e erro.

O contexto atual de negócios exige o aprendizado de uma nova forma de planejamento e execução de projetos.

Mas pode ficar calmo. Não estou falando de algo complexo, burocrático e chato, como acontece quando recorremos às abordagens vigentes. O que proponho é um modelo ágil e simplificado, que proporcione flexibilidade, velocidade e visibilidade para a gestão eficaz de projetos.

Para sair do Ponto A e chegar ao Ponto B, precisamos de flexibilidade para o tratamento de descobertas, ou melhor, daquilo que não sabemos no início do projeto e que iremos descobrir ao longo do caminho. Essa capacidade de adaptação também é essencial para enfrentarmos as inevitáveis mudanças, originadas pela interferência persistente da realidade em nossos planos.

Velocidade é outra capacidade fundamental, porque entregar em prazos cada vez mais curtos não é uma opção, mas uma necessidade crítica, visto que o tempo é nosso ativo mais valioso.

E finalmente, não podemos abrir mão da visibilidade, ou seja, da capacidade de enxergar a evolução do trabalho de forma simples e compartilhada, do começo ao fim do projeto. Sem isso não conseguimos alcançar níveis elevados de alinhamento, comprometimento e colaboração das pessoas.

Por esta razão, convido você a conhecer Scrum for Business, uma metodologia ágil de gestão de projetos, desenvolvida especificamente para aplicação em contextos de negócio.

Trata-se de uma abordagem concisa e descomplicada, que você conseguirá compreender e utilizar rapidamente em qualquer tipo de projeto e também na gestão de fluxos contínuos de trabalho.

Se já conhece alguma metodologia tradicional de gerenciamento de projetos, aproveite para explorar novas possibilidades através do Scrum for Business.

Se conhece pouco ou quase nada sobre gerenciamento de projetos, melhor ainda. Você ficará surpreso com a simplicidade e flexibilidade do método, afinal, de complicado já basta a vida.

 

    Deixe o seu comentário