Implantação

Agilidade é um movimento global, que está transformando a maneira como as empresas operam e também como entregam valor aos seus clientes. Os modelos ágeis atuais, como Scrum, Lean, Kanban, XP, dentre outros, surgiram na virada do milênio e rapidamente tornaram-se padrão na indústria de software. Desde então, a adoção de práticas ágeis cresce exponencialmente, em empresas dos mais variados portes e segmentos.

Mas conduzir uma iniciativa de transformação ágil, principalmente em escala corporativa, representa um esforço complexo e de risco elevado. Sem apoio especializado e adoção de uma abordagem eficaz, dificilmente os benefícios da implantação serão alcançados em sua totalidade.

Por esta razão, preferimos encarar o desafio de forma mais pragmática, através do alinhamento de valores e princípios, atuação em todos os níveis organizacionais e execução dos ajustes necessários para tratamento das particularidades do negócio. Nos tópicos abaixo, apresentamos as etapas e macro-atividades do nosso modelo de transformação:

Diagrama

Desenho   Etapa de Desenho

 

Objetivo:

Conhecer os direcionadores da mudança, ou melhor, as razões que levaram a empresa a buscar a transformação ágil. O conhecimento desses aspectos, assim como a obtenção do entendimento e comprometimento amplo dos gestores da empresa com os desafios da mudança, são fundamentais para o alcance dos objetivos esperados. Além disso, nesta etapa realizamos o desenho do plano de transição, que deverá orientar as etapas seguintes do projeto.

 

Macro-atividades:

Diagnóstico Inicial: levantamento da situação atual da empresa com relação a cultura de entrega utilizada, abrangendo aspectos relacionados a Produto (tipos de projeto/entrega), Processo (procedimentos, práticas, controles, infraestrutura técnica etc.) e Pessoas (estrutura, perfil, organização). Além disso, discutimos a composição e formação do Comitê de Transformação Ágil, que será responsável pelo patrocínio, facilitação e comunicação das ações de implementação da Cultura Ágil na empresa.

Entendimento dos Imperativos da Transformação: definição/confirmação dos fatores ou aspectos que levaram a empresa a decidir pela transformação ágil. Aqui são compreendidos os “drivers” da mudança, abrangência, desafios, resultados e horizonte de transformação esperados.

Alinhamento da Visão, Valores e Estratégia Corporativa: definição/confirmação dos benefícios, características ou capacidades apresentadas pelos modelos ágeis que podem contribuir para o alcance dos objetivos e metas estratégicas da empresa, assim como alinhamento dos valores e princípios organizacionais com os valores e princípios ágeis.

Workshop Executivo: visão geral dos modelos ágeis de gestão, mostrando diferenciais, como valores, princípios, desafios, benefícios, impactos e requisitos de implementação, apresentados através de conteúdo desenvolvido especificamente para o público executivo da empresa.

Comprometimento Executivo: sessão final de análise, discussão e alinhamento, para obtenção de comprometimento dos executivos da empresa, com o apoio do Comitê de Transformação, para garantir as condições necessários para o sucesso do projeto.

Plano de Transformação: detalhamento da abordagem de implantação, com todas as etapas, ações, envolvidos e demais aspectos relacionados ao plano, inclusive a programação de treinamentos, acompanhamento e evolução da iniciativa na empresa.

Kickoff do Projeto: reunião de lançamento do projeto na empresa, com a participação de todas as lideranças e executivos envolvidos direta ou indiretamente com o processo de transformação.

 

Capacitação   Etapa de Capacitação

 

Objetivo:

Preparar os integrantes dos Times Ágeis (componentes das equipes, ScrumMasters, Product Owners e demais envolvidos), através da assimilação dos valores, princípios e práticas ágeis de entrega, para que consigam assumir adequadamente os novos papéis e responsabilidades exigidos pelo modelo, como também apresentarem condições efetivas para execução da Etapa de Piloto.

 

Macro-atividades:

Mapeamento de Perfil dos Participantes: conhecimento do perfil atual dos componentes das equipes, tais como formação, área de atuação, conhecimento prévio de práticas ágeis, dentre outros.

Entendimento do Processo e Desafios Atuais: conhecimento das práticas, procedimentos, políticas, controles, sistemas de apoio, dependências e integrações com outras áreas e demais aspectos que influenciam a forma de execução do trabalho.

Desenho do Conteúdo e Dinâmicas: adequação do conteúdo do treinamento para facilitar a assimilação das novas práticas pelos participantes. O propósito desta etapa é utilizar a mesma terminologia e abordar os mesmo tipos de desafios enfrentados rotineiramente pelas equipes de projeto, através da personalização dos cases utilizados nas sessões de capacitação.

Planejamento e Organização das Turmas e Sessões: através do conhecimento obtido nas etapas anteriores, são planejadas as turmas de treinamento. Normalmente, as pessoas são agrupadas de forma multifuncional, para que comecem a se acostumar com uma visão início-fim do processo. Para melhor aproveitamento do conteúdo das sessões, as turmas são formadas com o máximo de 15 participantes.    

Treinamento das Equipes: as sessões de treinamento são realizadas com forte carga prática. Aproximadamente 30% da carga horaria é utilizada para a assimilação de aspectos conceituais e 70% para aplicação dos novos conceitos e práticas, através da simulação de projeto, cujo case é elaborado com base nas informações levantadas na Etapa de Desenho. As sessões de treinamento das equipes tem duração de 12 horas.

Treinamento de ScrumMasters e Product Owners: as sessões específicas de capacitação de ScrumMasters e Product Owners são realizadas após as sessões de treinamento das equipes. É importante ressaltar que potenciais ScrumMasters e Product Owners devem participar dos dois tipos de capacitação (para equipes e específicas). O propósito da capacitação de ScrumMasters e Product Owners é assegurar o correto entendimento dos respectivos papéis, responsabilidades e desafios a serem enfrentados nesta nova abordagem de liderança. As sessões de capacitação específica tem duração de 8 horas e são realizadas com a presença conjunta de candidatos a ScrumMaster e Product Owners.

 

piloto    Etapa de Piloto

 

 Objetivo:

A Etapa de Piloto é executada em duas partes: na primeira, estruturamos o novo modelo de entrega, considerando a definição de ocupantes para os novos papéis, formação dos Times de Entrega e definição dos novos processos. Na segunda, experimentamos o modelo na prática, visando a assimilação efetiva dos novos valores, princípios e práticas. A duração da Etapa de Piloto é estabelecida no Plano de Transformação, mas pode ser revista em função de necessidades identificadas durante a realização dos trabalhos.

 

1a Parte: Estruturação

 

Macro-atividades:

Orientação Sobre o Preenchimento dos Novos Papéis: apoio aos gestores das áreas na análise de opções e definição dos ocupantes dos papéis demandados pela nova cultura. Nesta etapa são considerados aspectos técnicos, de produto e também comportamentais, requeridos para implementação bem sucedida do modelo nas diversas equipes e estruturas da empresa.

Apoio na Definição dos Novos Times/Estruturas: de forma complementar à etapa anterior, neste ponto são organizados os novos times de entrega, através da definição de todos os seus componentes: integrantes da equipe, ScrumMasters, Product Owners e demais papéis demandados pelo novo modelo/estruturas de produto.

Desenho dos Novos Processos: através de sessões iterativas de análise e desenho, os novos processos são definidos de forma colaborativa. Dependendo das características e particularidades de entrega de cada Time, são discutidos e definidos a melhor abordagem a ser implementada. Neste momento também são avaliadas e definidas ações sobre necessidades específicas, permanentes ou temporárias, que precisam ser implementadas durante a Etapa de Piloto.

Montagem do Backlog dos Times: análise, desmembramento, priorização, detalhamento e estimativa dos itens de entrega pendentes (não iniciados ou ainda em andamento), para elaboração dos Backlogs de Produto. O objetivo desta atividade é gerar volume suficiente de itens de trabalho, adequadamente priorizados, refinados e estimados, para serem produzidos nos Releases/Sprints iniciais da etapa de Piloto.

Planejamento dos Roadmaps: após a realização do passo anterior, são planejados os Releases de Entrega, normalmente com horizontes de 2 a 3 meses. O conteúdo desses Releases, ou Planos de Entrega, irá orientar as sessões de detalhamento e também as cerimônias de Sprint Planning.

Definição das Agendas dos Próximos Sprints: com o Roadmap ou pelo menos o próximo Release definido, estabelecemos com os Product Owners e ScrumMasters as agendas das cerimônias de Sprint Planning. Normalmente nesta oportunidade também definimos agendas para sessões de detalhamento (grooming), quando forem necessárias.

Definição sobre Ferramentas e Indicadores Iniciais: para suportar o início da Etapa de Piloto, são discutidos e determinados ajustes/necessidades de configuração de ferramentas de controle, como também um conjunto inicial de indicadores, suficientes para acompanhamento da evolução das entregas pelos Times, gestores e demais envolvidos no processo. O aprimoramento das ferramentas de controle, assim como a definição de um conjunto detalhado de indicadores, serão discutidos e tratados de forma mais ampla na Etapa de Refinamento e Escalação.

 

2a Parte: Experimentação

 

Macro-atividades:

Detalhamento do Backlog dos Sprints (grooming): com base no conteúdo do Release definido, as equipes são apoiadas na priorização, desmembramento, detalhamento e estimativa dos itens a serem trabalhados no próximo Sprint, ou próximo período de entrega, no caso da utilização de Kanban. O propósito desta macro-atividade é assegurar um volume suficiente de itens de trabalho para abastecer o próximo ciclo de entrega da equipe.

Realização das Cerimônias de Sprint Planning: com base nos itens de trabalho detalhados e estimados na sessão de grooming, as equipes, juntamente com os Product Owners, estabelecem o Backlog de Entrega para o próximo Sprint/período de entrega. Na sequência, a equipe conduz uma análise técnica para definir a melhor forma de produção e entrega dos itens selecionados.

Apoio durante a execução dos Sprints: com o Sprint Backlog definido, as equipes iniciam o Sprint. Em intervalos regulares durante o período de execução, as equipes são apoiadas para que consigam produzir os itens de entrega utilizando efetivamente princípios e práticas ágeis de gestão. Dúvidas sobre o processo, dificuldades iniciais com os novos papéis, variações de escopo, remoção de impedimentos, dentre outras situações, são analisadas em conjunto para definição de ações de corretivas/ajustes.

Acompanhamento das Cerimônias de Sprint Review: auxilio na organização e realização das sessões para apresentação das entregas do Sprint, como também orientações para aumentar a eficácia das cerimônias nas próximas realizações.

Acompanhamento das Cerimônias de Retrospectiva: auxilio na organização e realização das sessões para análise do processo de entrega e identificação de oportunidades de melhoria, como também orientações para aumentar a eficácia das cerimônias nas próximas realizações.

Orientações e Ajustes para o Próximo Ciclo de Entrega: direcionamentos realizados com as equipes, ScrumMasters, Product Owners e demais envolvidos com o processo de entrega, para aprimoramento do processo nas execuções seguintes. O escopo das recomendações de melhoria abrangem todo o ciclo de entrega/Sprint e tem por finalidade a correção de eventuais desvios ou interpretações incorretas de conceitos e práticas.

 

Escalação    Etapa de Refinamento e Escalação

 

Objetivo:

Reforçar e assegurar a correta aplicação dos valores, princípios e práticas ágeis de gestão por todos os envolvidos no processo, assegurando a evolução contínua do mindset ágil por toda a organização. Alcançamos esse objetivo, através da aplicação efetiva do principal fundamento do modelo: Inspeção e Adaptação constante. Esta etapa está baseada essencialmente na realização de coaching de equipes, lideranças ágeis e demais gestores, visando a sedimentação do novo modelo e o alcance dos resultados esperados. Além dessas ações, são avaliadas e definidas medidas necessárias para escalação do modelo na empresa, como capacitação, revisão de processos, pilotagem e refinamento do modelo nas demais áreas definidas.

 

Macro-atividades:

Orientação dos Integrantes das Equipes: coaching de equipes, destinado ao aprimoramento contínuo da aplicação das práticas ágeis. Este passo identifica e explora oportunidades de evolução da equipe e fortalecimento do mindset ágil em todos os integrantes do Time. São trabalhados aspectos como multifuncionalidade, comprometimento coletivo, colaboração, transferência de conhecimento, dentre outros. O trabalho é conduzido através de agendas programadas ou eventuais, realizadas durante a Etapa de Refinamento e Escalação.

Orientação de ScrumMasters e Product Owners: coaching de liderança, voltado especificamente para os papéis de ScrumMaster e Product Owner. Neste passo mapeamos e definimos oportunidades de aprimoramento relacionadas a gestão/desenvolvimento de produtos e evolução contínua dos Times de Entrega. O trabalho é conduzido através de agendas programadas ou eventuais, de acordo com as necessidades identificadas.

Orientação das Demais Lideranças Envolvidas: coaching orientado às demais lideranças envolvidas no processo, com a finalidade de disseminar o mindset ágil além dos domínios das equipes de entrega. São apoios específicos para Gestores da área de tecnologia, Master Product Owners, Chapter Leads e demais gestores envolvidos com o processo de entrega ou áreas-cliente.

Definição de Ajustes/Correções do Processo: ações de ajuste estabelecidas a partir do acompanhamento e orientação das equipes, lideranças ágeis e demais envolvidos. O Comitê de Transformação Ágil é informado/reportado sobre o andamento dessas ações e seus resultados práticos.

Sessões e Conteúdos Específicos: conteúdos avançados relacionados a temas específicos, solicitados pelos integrantes dos Times de Entrega ou que foram definidos em função da necessidade de ajustes/aprimoramento, identificadas durante as sessões de acompanhamento. Esses conteúdos podem ser entregues através de treinamento adicionais, seminários Web, Fóruns de Discussão, Blogs, Comunidades de Prática ou outro canal de comunicação adequado.

Implantação do Modelo Final de Controle (Ferramentas e Indicadores): continuidade e aprofundamento do trabalho de definição de indicadores e configuração de ferramentas de controle, iniciado na Etapa anterior. Tem por finalidade estabelecer um conjunto mais amplo de indicadores de performance, que podem inclusive evoluir para um modelo OKR (Objectives end Key Results), como também concluir os ajustes nas ferramentas de controle utilizadas pela empresa, para garantir alinhamento com a nova cultura de entrega implementada.

 

Escalação do Modelo:

Na etapa de escalação do modelo, evoluímos da implantação em equipes/unidades de produto, para uma iniciativa de maior abrangência, visando promover a adoção sustentável dos valores, princípios e práticas ágeis por toda a empresa.

De maneira geral, as organizações podem alcançar a transformação ágil em três níveis: o de projeto, que é relativamente fácil de realizar; o de portfólio ou programa, que é mais complexo; e o organizacional, que requer uma mudança abrangente de estruturas, processos e modelo operacional. O trajeto entre o primeiro e o último nível pode ser difícil para a maioria das empresas, principalmente aquelas de grande porte.

Por esta razão, consideramos fundamental apoiar as empresas durante a etapa de escalação, expandindo e sedimentando valores, princípios e práticas ágeis, ao mesmo tempo em que realizamos os ajustes necessários em políticas, processos e estruturas.

Normalmente, trata-se de uma etapa mais extensa, de médio a longo prazo, que pode ser planejada e iniciada de forma conjunta com a consultoria, para condução posterior pelos agentes de mudança da própria empresa, podendo contar com apoios/mentoring pontuais, sempre que necessário.

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